Как навести порядок в рабочем общении

Во многих командах задачи ведут в таск-трекере, а обсуждают их в Telegram или других мессенджерах. В итоге часть договорённостей остаётся в чатах, и контекст теряется.

Если рабочее общение перенести в одну систему, обсуждения будут оставаться рядом с задачами, к нужной информации легко вернуться, а задачи закрываются быстрее.

Покажем, как перенести рабочие чаты из мессенджеров в YouGile и выстроить удобную структуру общения.

Подготовьтесь к переезду

Перед тем как переносить рабочее общение команды в систему, нужно сделать несколько подготовительных шагов. Они помогут провести переезд аккуратно и не потерять важные чаты.

Назначьте ответственного

Лучше сразу определить одного человека, который будет отвечать за перенос рабочих чатов в систему.

Обычно это руководитель проекта, тимлид или операционный менеджер.

Он должен разобраться, какие обсуждения нужно перенести в систему, подготовить структуру чатов и проследить, чтобы команда начала общаться в новом месте и придерживалась договорённостей.

Определите дату переезда

Лучше сразу назначить конкретный день, после которого рабочие вопросы больше не обсуждают в старых чатах.

Если дата остаётся плавающей, процесс растягивается. Люди продолжают писать по привычке в Telegram или другие мессенджеры, и часть обсуждений так и останется там.

Составьте список рабочих чатов

Дальше посмотрите, какие рабочие чаты вообще есть у команды или у всей компании.

Чаще всего это:

• личные чаты;
• чаты проектов;
• чаты отделов;
• общий чат компании;
• отдельные обсуждения по разным вопросам;
• клиентские чаты, если команда работает с клиентами.

Соберите список таких чатов и посмотрите:

• какие из них нужно перенести в систему;
• какие можно объединить;
• какие вообще больше не нужны.

После этого станет понятнее, какие обсуждения нужно создать в системе и как будет выглядеть структура рабочих чатов.

Перенесите рабочие чаты в YouGile

Самый простой способ — создать нужные чаты вручную.

Как это сделать:

• перейдите в мессенджер и откройте список чатов;
• нажмите на иконку карандаша;
• выберите Создать групповой чат;
• укажите название;
• добавьте участников.

Часть чатов в YouGile появляется автоматически:

1. Чат проекта. Когда вы создаёте проект, вместе с ним появляется чат со всеми участниками. Его удобно использовать для общих обсуждений.
2. Чаты задач. Каждая задача на доске автоматически становится чатом. Исполнители сразу попадают в обсуждение, а других участников можно добавить в карточке.
3. Личные чаты. Появляются автоматически, когда сотрудники начинают писать друг другу — как в обычном мессенджере.

Настройте управление чатами

В системе можно настроить, кто может создавать новые групповые чаты.

По умолчанию это могут делать все сотрудники, но при необходимости это право можно ограничить.

Как это сделать:

1. Откройте раздел Моя компания.
2. Перейдите в Настройки компании.
3. Найдите параметр Кто может создавать групповые чаты.
4. Выберите нужный вариант.

После этого можно настроить роли участников внутри конкретных чатов.

В групповом чате есть три роли:

• создатель;
• администратор;
• участник.

Создатель чата может назначать администраторов и настраивать права.

Например, для администраторов можно разрешить или запретить:

1. Менять название и фото чата.
2. Назначать администраторов.
3. Добавлять и удалять участников.
4. Отправлять сообщения.
5. Удалять чужие сообщения.

Важно: удалять чужие сообщения администратор может только в групповых чатах. В чатах задач и подзадач такой возможности нет.

Для участников можно настроить отдельные права. Например:

• добавлять и удалять участников;
• отправлять сообщения.

Как настроить права:

• откройте нужный чат;
• нажмите кнопку редактирования;
• назначьте роли для участников;
• в во вкладке Настройки прав выберите нужные параметры для роли.

Договоритесь о правилах общения

В обычных мессенджерах люди привыкают обсуждать всё в личке или в нескольких больших чатах. Поэтому, чтобы новая структура обсуждений заработала, команде нужно немного помочь к ней привыкнуть.

Для этого можно сделать простую вещь — договориться, где какие вопросы обсуждаются. Иногда команды оформляют это в короткий документ или просто закрепляют сообщение с правилами.

Главное правило: задачи обсуждать только в чатах задач.

Если выносить переписку в общие чаты, контекст снова будет теряться — и в системе появятся те же проблемы, что были в мессенджерах.

В командах, где это правило соблюдают, задачи закрываются быстрее.

А если в чате обсуждение уходит в сторону, из сообщения в мессенджере можно создать новую задачу и перенести её на нужную доску.

Попросите команду установить мобильное приложение

Важно, чтобы рабочие чаты были у сотрудников под рукой так же, как раньше Telegram или WhatsApp.

Поэтому проверьте, что у всех установлено мобильное приложение YouGile. Так люди будут быстрее замечать новые сообщения, отвечать в чатах и привыкнут обсуждать рабочие вопросы в системе.

Приложение можно установить по ссылкам на сайте или по QR-коду ниже.

В приложении сотрудники могут настроить уведомления, как им комфортно.

Например:

• включить уведомления по важным событиям — например, когда назначают исполнителя, упоминают в чате или истекает дедлайн;
• оставить уведомления только по своим задачам, если не нужно следить за всей работой команды;
• отключить лишние чаты.

В начале лучше получать больше уведомлений, чтобы быстрее вникнуть в работу. Потом их можно сократить — так система не будет отвлекать, но важные события не потеряются.

Подключайте новых сотрудников к обсуждениям

Когда структура общения уже готова, нового человека можно за пару минут добавить в нужные чаты.

Как это сделать:

• откройте раздел Моя компания;
• добавьте нового сотрудника;
• укажите проекты и групповые чаты, к которым он должен получить доступ.

После этого сотрудник появится в чате проекта и сможет открывать карточки задач, чтобы участвовать в обсуждениях. Вся переписка по проекту будет ему доступна.

Останется только добавить его в другие общие чаты, которые вы создали.

Приглашайте в чаты внешних участников

В рабочих обсуждениях часто участвуют не только сотрудники компании, а ещё клиенты, подрядчики, партнёры. Обычно для этого создают отдельные чаты в Telegram или WhatsApp, и часть переписки снова оказывается вне системы.

В YouGile можно пригласить таких участников прямо в рабочий чат по ссылке. Они смогут общаться с командой, но не получат доступ к проектам и задачам.

Как пригласить гостя в чат:

1. Cоздайте новый групповой чат или откройте существующий.
2. Включите доступ в чат по ссылке.
3. Скопируйте ссылку-приглашение и отправьте её человеку, которого хотите добавить.

После этого человек перейдёт по ссылке, установит приложение и зарегистрируется.

Когда он войдёт в систему, она автоматически добавит его в чат.

Что видят гости

Гости получают доступ только к тем обсуждениям, куда их пригласили.

Им доступны:

• чаты, в которые они вошли по ссылке;
• список участников этих чатов;
• личные переписки с участниками.

При этом гости:

• не становятся сотрудниками компании;
• не видят проекты и доски;
• не получают доступ к другим чатам.

Гостя можно пригласить в любое количество чатов — для этого не нужно покупать дополнительную лицензию.

Как сделать общение ещё удобнее

Вот ещё несколько полезный функций мессенджера, которые пригодятся в работе:

1. Цитирование сообщений — отвечайте на конкретное сообщение или его часть, чтобы было понятно, к чему относится комментарий.
2. Скринкасты — записывайте короткие видео прямо из чата задачи, чтобы показать, что именно нужно сделать.
3. Голосовые сообщения с расшифровкой — отправляйте сообщения голосом, а система автоматически переведёт их в текст.
4. Поиск по чатам — быстро находите нужные сообщения, задачи и личные переписки с коллегами.
5. Папки для чатов — группируйте чаты по проектам или направлениям работы.
6. Отметка непрочитанных — отмечайте чат непрочитанным, если нужно вернуться к обсуждению позже.
7. Отметка прочитанных — отмечайте все сообщения в чате прочитанными одним действием.